هيئة المكتب آلية استشارية غير رسمية تسدي المشورة إلى الرئيس وتيسِّر عليه أداء ولايته.
وتتألف هيئة المكتب من الرئيس ونوابه الثلاثة والأمين العام. ويتمثل دورها الرئيسي في تخطيط أعمال المؤتمر، والمجلس التنفيذي وتنظيمها وتنسيقها. وتستعرض هيئة المكتب أيضاً تنفيذ توجيهات المؤتمر والمجلس التنفيذي، وتُسهِّل التشاور بشأن طائفة واسعة من المواضيع، منها القضايا الشاملة والمستجدة، ولا سيما تلك التي تسترعي اهتماماً فورياً.
وتجتمع هيئة المكتب في العادة مرتين كل سنة، ويكون أحد الاجتماعين قصيراً وينعقد بالتزامن مع كل دورة عادية للمؤتمر أو المجلس التنفيذي. ويجوز للرئيس، بالتشاور مع الأمين العام، دعوة مشاركين آخرين للاستئناس برأيهم في المشاورات على النحو الذي قد تدعو إليه الحاجة. ويبلِّغ الرئيس الأعضاء بجدول الأعمال قبل اجتماعات الهيئة لكي يتسنى لهم إبداء تعقيباتهم بشأنه، وللإدلاء كذلك بما يرونه من ملاحظات على المداولات التي تجري في اجتماعاتها والنتائج التي تخلص إليها.